030-2209790

Voordelen en nadelen van een standaard CRM-pakket

Bij CRM-software lijkt het voor de hand liggen om een standaard CRM-pakket te kiezen. Maar laten we niet vergeten dat een standaardpakket naast veel voordelen ook nadelen kent. Vroeger was het maken van maatwerksoftware een kostbare aangelegenheid. Tegenwoordig bestaan er echter diverse oplossingen waarmee CRM-functionaliteiten op maat gemaakt kunnen worden tegen overzichtelijke kosten. Het is dus niet zo vanzelfsprekend als soms wordt gedacht om te kiezen voor een kant-en-klare oplossing.

Het laten maken van een maatwerkoplossing kan een alternatief zijn voor de aanschaf van een standaard CRM-pakket, zeker als er veel specifieke wensen zijn. In dit artikel beschrijven we de voor- en nadelen van CRM-pakketten in relatie tot de alternatieven.

Hieronder staan enkele voor- en nadelen van standaardpakketten opgesomd.

 

Functionaliteit

Bij een goed standaardpakket is er in feite sprake van impliciete benchmarking. De beste ideeën en ervaringen van de bouwer en van de bestaande gebruikers zijn immers al in het pakket opgenomen. De wijze waarop het pakket is ingericht geeft u daarom houvast bij het vaststellen van uw eigen werkwijze. Aan de andere kant: als de ideale werkwijze in uw situatie afwijkt dan die van andere gebruikers, kan het wel eens minder goed met het pakket te realiseren zijn.

 

Compleetheid

Een standaardpakket biedt over het algemeen veel functionaliteit. Vaak ook functionaliteit die u niet direct nodig heeft. Soms zijn pakketten modulair opgebouwd, zodat u die onderdelen ook niet aanschaft. Soms betreft het echter functies die een vast onderdeel van het pakket uitmaken. Driedimensionale kleurengrafieken kunnen heel inzichtelijk zijn, maar mogen geen doel op zichzelf worden. In elk geval moet u wel steeds uw commerciële doelstellingen voor ogen blijven houden. Niet alle functies van het pakket leveren ook geld op voor de organisatie.

 

Kosten

De prijs van een standaard CRM-pakket ligt over het algemeen een stuk lager dan de kosten van maatwerkprogrammatuur. Tegenwoordig worden heel veel systemen geprijsd als een bedrag per maand, of per gebruiker per maand. De verborgen kosten van een standaardpakket zitten vooral in het op maat inrichten voor uw organisatie. Het kostenvoordeel van een standaardpakket neemt daarmee snel af naarmate er meer aan het pakket moet worden verbouwd of aangebouwd. Als een standaardpakket 80% van de gewenste functionaliteit biedt, blijkt in de praktijk vaak dat het aanbouwen van de laatste 20% meer geld kost dan het hele pakket. Daarnaast is de aanschafprijs van het pakket slechts een (klein) deel van de totale kosten. Andere kosten zitten vaak in maatwerkaanpassingen en koppelingen met andere systemen. Verder zijn de interne uren voor inrichting van het systeem, opleidingen en productiviteitsverlies in de aanloopperiode een aanzienlijke kostenfactor. De totale kosten komen niet zelden uit op een bedrag dat vijf keer zo hoog is als de kosten van het CRM-pakket.

 

Tijd

Het kost minder tijd om een CRM-systeem te selecteren dan om een compleet systeem te bouwen. Niettemin kost een goed selectieproces ook veel tijd, omdat in deze fase dezelfde specificaties van de toekomstige werkwijze nodig zijn als bij het ontwikkelen van een maatwerkoplossing. Naarmate er minder aanpassingen aan het CRM-pakket nodig zijn, is het voordeel van een standaard CRM-pakket groter. De implementatie van het systeem zal echter niet veel sneller gaan. Een organisatie laat zich nu eenmaal niet eenvoudig veranderen.

 

Groeipad

Door de inbreng van verschillende gebruikers wordt een CRM-pakket regelmatig uitgebreid, tegen betrekkelijk lage kosten. In het algemeen betaalt u hiervoor in de vorm van een onderhoudscontract of is het inbegrepen in de maandelijkse vergoeding die u betaalt. Het is een nadeel dat u soms langer op een bepaalde systeemaanpassing moet wachten dan u wilt. In dat geval zal de leverancier u vaak bovenop het onderhoudbedrag extra laten betalen voor de gewenste aanpassing.

Voor- en nadelen van een CRM-pakket ten opzichte van maatwerkoplossingen

 

Kenmerk

+

Functionaliteit U profiteert van de ervaringen van andere gebruikers, die al in het pakket zijn verwerkt. Als u  een afwijkende werkwijze wilt hanteren, wordt dat soms minder goed ondersteund.
Compleetheid U krijgt de beschikking over een groot aantal functies, die u direct of later kunt gebruiken. U loopt het risico door alle bomen het bos uit het oog te verliezen.
Kosten De prijs van een standaardpakket ligt lager dan die van een maatwerkoplossing. Naarmate er meer aanpassingen en toevoegingen nodig zijn, nemen de kosten snel toe.
Tijd Met een standaardpakket kunt u sneller aan de implementatie beginnen. Een goed selectieproces kost ook veel tijd. En de implementatie gaat echt niet veel sneller.
Groeipad Een standaardpakket wordt regelmatig uitgebreid met nieuwe functies. U betaalt onderhoudskosten voor functies die u misschien niet nodig heeft.

Kort overzicht van enkele voor- en nadelen van standaard CRM-pakketten

Uiteindelijk blijft het een kwestie van goed in kaart brengen van wat u werkelijk nodig heeft. Daarna kunt u de alternatieve oplossingen met elkaar vergelijken om dan een heldere keuze te maken. Benieuwd hoe wij hierbij kunnen helpen? Plan dan een vrijblijvende Smart Talk in om de mogelijkheden te overleggen met een van onze adviseurs. Gratis CRM advies en je zit nergens aan vast.

Meer over de verschillen tussen standaardpakketten en maatwerk, lees je in hier. Benieuwd naar de valkuilen bij het selecteren van CRM-software? Klik dan op deze link.