Ben je bezig met het selecteren van een nieuw CRM-systeem? Dan zijn demonstraties van de softwareapplicaties een standaard onderdeel in je stappenplan.
Maar hoe organiseer je zo'n demonstratie? En wat is de beste aanpak? In dit artikel geven we je 5 tips om de tijd van alle betrokkenen zo goed mogelijk te besteden.
Tip #1: Bepaal zelf wat de leverancier gaat demonstreren
Softwareleveranciers zijn vaak geneigd om aan te geven dat alles kan. In de praktijk blijken sommige dingen toch niet helemaal te werken of lang niet zo eenvoudig te werken als voorgespiegeld. Zien is geloven. Dat is per slot van rekening ook waarom je een aantal softwaredemonstraties organiseert. Verkopers hebben echter zo hun eigen belangen en laten liever een perfect ingestudeerde demonstratie zien van de mooiste functionaliteiten.
Laat CRM-aanbieders daarom nooit bepalen wat ze gaan demonstreren in hun presentatie. Maak zelf een lijst met onderwerpen die je gedemonstreerd wilt zien. Geef duidelijk aan wat je wilt zien en waarom. Laat de leverancier vervolgens demonstreren hoe dat er met hun applicatie uit gaat zien. Natuurlijk kun je ze de ruimte geven ook nog andere dingen te laten zien, maar houd in de gaten dat jouw lijstje helemaal wordt afgewerkt.
Tip #2: Focus op de meest kritische requirements
Hoe bepaal je wat je de verkoper laat demonstreren? Kijk daarvoor naar de processen die voor jouw organisatie het belangrijkste zijn. En dan met name naar die aspecten die jullie zo uniek en onderscheidend maken. In je offerteaanvraag (request for proposal) heb je daar als het goed is al bijzondere aandacht aan besteed.
Licht de meest kritische requirements eruit en zet die op je lijstje om te laten demonstreren. Is bijvoorbeeld jullie belangrijkste doel met het nieuwe CRM-systeem het vergroten van het aantal verkoopgesprekken? Laat de aanbieder dan demonstreren hoe ze dat proces met hun software gaan versnellen.
Tip #3: Zoom in op knelpunten en vraagpunten uit de offerte
Hier nog een tip om te bepalen wat je laat demonstreren. Pak de offerte erbij die je hebt ontvangen op basis van jouw offerteaanvraag. Heb je nog geen offerte ontvangen, kijk dan naar de antwoorden op je informatieaanvraag (request for information).
Zoek daarin naar de punten waar deze aanbieder wat minder goed lijkt te scoren, of waar hij wat vaag blijft in zijn antwoord. Je doet er goed aan om deze onderwerpen tijdens de demonstratie nog eens goed te laten toelichten.
Tip #4: Stel leveranciers in staat zich goed voor te bereiden
Een standaard-demonstratie die niet op maat is gemaakt voor jullie specifieke situatie is zonde van je tijd. Iedereen heeft het al druk genoeg, dus zorg dat je de tijd goed besteedt.
Stel de leverancier in staat om zich goed voor te bereiden. Hoe beter de voorbereiding, hoe beter je inzicht krijgt in de structuur en mogelijkheden van het CRM-pakket en hoe geschikt het is voor jullie organisatie. Geef de verkoper tijdig alle informatie die relevant is voor hun presentatie:
- Achtergrondinformatie over jullie organisatie, doelgroepen en belangrijkste producten en diensten
- Belangrijkste processen binnen de scope van dit project
- Datastructuren die voor jullie essentieel zijn (bijvoorbeeld dat dezelfde persoon bij meer bedrijven contactpersoon kan zijn én ook als privépersoon klant bij jullie kan zijn)
- Kritische requirements die je gedemonstreerd wilt zien (bijvoorbeeld dat grote klanten ieder een eigen prijstabel hebben waarbij de kortingsstaffel afhangt van hun afname in het afgelopen kwartaal)
Geef ze ook tijdig door hoeveel tijd er is voor de gehele bijeenkomst, waar die zal plaatsvinden en hoeveel deelnemers er van jullie kant worden verwacht.
Houd er rekening mee dat software vendors voor een goede voorbereiding soms wel een aantal weken doorlooptijd nodig hebben.
Tip #5: Plan tijd in voor vragen en extra's
Veel leverancierspresentaties en demonstratiesessies blijken achteraf toch te krap gepland. Plan daarom liever wat meer tijd in. Het is beter om wat te vroeg klaar te zijn, dan dat er aan het einde tijd te kort is.
Leveranciers gaan soms helemaal op in hun demonstratie en praten alle beschikbare tijd vol met het laten zien van alle mogelijkheden. Zorg ervoor dat de deelnemers van jullie organisatie genoeg tijd krijgen om vragen te stellen. Dat kan natuurlijk tussendoor, maar vaak is het handig om daar in je agenda ook nog apart tijd voor in te ruimen aan het einde van de bijeenkomst.
Hopelijk kun je met onze tips nu zelf een goede softwaredemonstratie organiseren. Heb je toch liever wat ondersteuning of hulp van een CRM-expert? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag.
