Open source CRM is CRM-software waarbij de broncode vrij beschikbaar is voor iedereen. Dat betekent dat je de software kunt aanpassen zoals je wilt, maar niet dat het per definitie ook altijd gratis is.
Meerwerkkosten bij ontwikkeling ‘standaard’ CRM-software
Bij ‘standaard’ CRM-software is de broncode beschermd door de eigenaar. Wanneer je de software wil aanpassen, ben je afhankelijk van de eigenaar van de CRM-software en zijn ontwikkelplannen. De leverancier bepaalt zijn eigen ontwikkelagenda en soms kan het jaren duren voordat een wens wordt omgezet in een nieuwe functionaliteit in het systeem. Bij sommige aanbieders is het mogelijk om dit tegen extra betaling eerder te laten plaatsvinden. Veel kleinere aanbieders hanteren als stelregel dat zij nieuwe functionaliteiten laten betalen door de eerste gebruiker en daarna pas in een toekomstige versie ook aan andere gebruikers aanbieden. Dit kan tot hogere kosten leiden als je specifieke wensen hebt.
Zelf CRM-systeem aanpassen, uitbreiden en integreren
Naast de lage(re) kosten heeft open source CRM ook als voordeel dat je de software zelf kunt aanpassen, uitbreiden en integreren met andere softwaresystemen. Dat moet je dan natuurlijk wel kunnen en willen. Bovendien gaat de oorspronkelijke ontwikkelaar van de CRM-software meestal verder met de ontwikkeling van de software met behulp van gebruikerscommunity. Nieuwe technieken worden hierdoor vaak snel verwerkt in de CRM-software. En zit je met een probleem, dan vind je vaak snel de oplossing via de online community van de betreffende open source CRM-software.
Het klinkt allemaal heel simpel. Waarom maakt dan niet iedereen gebruik van open source CRM? Het downloaden van de broncode is inderdaad niet al te moeilijk, maar wanneer je de software zelf wil aanpassen, heb je behoorlijk wat technische kennis nodig. Heeft de organisatie een programmeur in huis met voldoende kennis, dan moet het vast lukken. Anders moet je toch een specialist inhuren. En dan kan het in je selectietraject alsnog goedkoper zijn om niet voor open source CRM te kiezen.
Wel of geen kosten voor open source CRM?
Open source CRM is niet altijd gratis. Wanneer je zelf met de broncode aan de slag gaat, is open source CRM gratis. Houd er dan wel rekening mee dat de manuren die je kwijt bent aan installatie, beheer en support aardig op kunnen lopen.
Van sommige open source CRM-systemen zijn er ook commerciële versies waarbij je gewoon een bedrag per gebruiker betaalt. In ruil hiervoor verzorgt de leverancier de hosting, verzorgt upgrades naar nieuwe versies en verleent support in geval van problemen. Zo kent bijvoorbeeld Sugar CRM een gratis community edition, maar sinds februari 2016 wordt deze niet meer geüpgraded naar de nieuwste versies, zodat gebruikers toch min of meer gedwongen worden om over te stappen op een betaalde versie.
Wel of niet open source CRM?
Al klinkt gratis broncode aantrekkelijk, dan nog kunnen de kosten uiteindelijk hoger uitpakken bij open source CRM dan bij een standaard of maatwerk CRM-pakket. Het hangt af van de technische kennis die je in huis hebt en de complexiteit van de aanpassingen. Het is verstandig om eerst te starten met een objectief selectieproces, waarbij je de CRM-requirements opstelt. Aan de hand van deze specificaties vergelijk je de verschillende aanbieders die er op de markt actief zijn. Zo kies je het CRM-systeem dat het beste bij je organisatie en wensen past.
Voorbeelden van open source CRM:
- SuiteCRM
- Odoo CRM
- VTiger
- OroCRM
- CiviCRM
