INFORMATIE & OFFERTES OPVRAGEN
Stap 2: Informatie/offertes opvragen
Aan de hand van een gestructureerde aanpak in 4 stappen doorloop je een strak en objectief selectieproces om bij het juiste CRM-pakket uit te komen. In stap 1 hebben we de CRM eisen en wensen vastgesteld. De volgende stap is het opvragen van informatie en offertes.
Van informatie opvragen naar Request for Proposal
Zodra je een heldere visie hebt en je eisen en wensen hebt vastgesteld, is het tijd om deze te vergelijken met de CRM-oplossingen die in de markt verkrijgbaar zijn. Dit kun je onderverdelen in de volgende 6 fases:
Advies nodig?
Plan dan een gratis Smart Talk met een van onze adviseurs.
1. Inventariseren van de CRM-oplossingen
Er zijn veel softwarepakketten op de Nederlandse markt en het inventariseren daarvan is een tijdrovende klus. Wil je zeker weten dat je geen pakketten over het hoofd ziet? Of wil je graag hulp bij het maken van de inventarisatie? Wij helpen je graag.
2. Informatie verzamelen (deskresearch)
De volgende stap is om informatie over de CRM-pakketten op te zoeken en de verschillende oplossingen met elkaar te vergelijken. Je kunt heel veel informatie op internet vinden.
3. Voorselectie (longlist) maken van mogelijke aanbieders
Met alle informatie die je uit openbare bronnen hebt kunnen vinden maak je een voorselectie van de leveranciers waarvan je denkt dat deze geschikt zijn. Probeer dit te beperken tot maximaal 10 aanbieders. Liefst nog wat minder, want hoe meer het er zijn hoe meer tijd het selectieproject zal duren. De lijst met voorgeselecteerde leveranciers noemen we ook wel de longlist. Op dit lijstje staan nu misschien 6 of 8 CRM-softwarepakketten, maar eigenlijk wil je naar een overzichtelijk lijstje van een stuk of drie aanbieders: de shortlist.
4. Informatie opvragen bij de leveranciers (Request for Information)
Als je het lastig vindt om direct tot een shortlist te komen kan het verstandig zijn om een tussenstap in te lassen: een informatieaanvraag. De informatieaanvraag wordt ook wel Request for Information (RFI) genoemd. Dit is een korte vragenlijst met de belangrijkste elementen waarop je een keuze wilt gaan maken. Houd de RFI beperkt en zet daar vooral die elementen op waarop je verwacht verschillen te zien tussen de leveranciers. Een klantprofiel is iets dat alle CRM-oplossingen hebben, dus dat is niet onderscheidend. Maar dat het systeem Nederlandstalig moet zijn kan wel een onderscheidend element zijn. Of dat het de mogelijkheid biedt om te koppelen met het ERP-systeem dat binnen jouw organisatie wordt gebruikt. De Request for Information stuur je naar de leveranciers op je longlist. Tip: geef duidelijk aan wanneer je een reactie terugverwacht.
5. Selectie (shortlist) maken van de meest kansrijke aanbieders
Met de antwoorden op de RFI kun je je nu voorbereiden op de laatste ronde: de shortlist. Dit is de selectie van leveranciers aan wie je een offerteaanvraag wilt sturen. Wij raden aan om het aantal aanbieders op de shortlist beperkt te houden. Het verwerken van een groot aantal offertes kost namelijk veel tijd. Tip: beperk je shortlist tot drie of vier CRM-leveranciers. In onze online-selectietoolkit is van een fiks aantal leveranciers informatie opgenomen van de geboden functionaliteiten. Dit kan heel handig zijn bij het opstellen van een shortlist.
6. Offertes opvragen bij de geselecteerde leveranciers (Request for Proposal)
Dit is misschien wel de belangrijkste stap in het selectieproces: het boven water krijgen wat de geselecteerde CRM-softwareleveranciers precies gaan bieden en hoeveel dat gaat kosten. Onduidelijkheden in deze fase leiden veelal tot (veel) hogere kosten in de rest van je project. Het opstellen van de offerteaanvraag dient dan ook zorgvuldig te gebeuren. Tip: laat de leveranciers aangeven welke requirements standaard (out-of-the-box) zijn en welke extra werk vragen. De offerteaanvraag wordt ook wel Request for Proposal (RFP) genoemd. Als je de RFP hebt opgesteld stuur je deze toe aan de aanbieders van je shortlist. Tip: informeer de leveranciers vooraf wanneer ze jouw RFP gaan ontvangen en wat de deadline is waarop hun offerte binnen moet zijn.
<< Terug naar eisen en wensen vaststellen Verder naar CRM leveranciers vergelijken >>
