030-2209790

CRM Business Requirements

CRM eisen en wensen opstellen

 

Wil je aan de slag met CRM? Ben je op zoek naar een nieuw CRM-systeem of wil je je bestaande CRM-software actiever inzetten? Een succesvol CRM-traject start met definiëren wat je wilt bereiken en wat daarvoor nodig is. Wij bieden verschillende mogelijkheden om je hierbij te ondersteunen. Van een gratis telefonische klankbordsessie en een CRM Quick Scan tot volledige begeleiding.

Tips nodig?

Maak gebruik van ons gratis telefonisch CRM-spreekuur en plan een afspraak in.

Heldere CRM business requirements in 3 stappen

CRM-tools zijn er te kust en te keur en ze kunnen vaak heel veel. Je kunt ze zien als grote dozen Lego waar je vanalles mee kunt maken. Maar zonder heldere blauwdruk wordt het vaak slechts een wankel bouwwerk. Daarom is het essentieel dat je begint met jouw eigen blauwdruk: wat wil je realiseren, wat is daarvoor nodig, wat moet er veranderen?

 

1. Bepaal je CRM-visie, ambitie en doelen

Een succesvol CRM-traject vereist dat je helder voor ogen hebt wat je wilt bereiken en wat daar voor nodig is. Succesvol CRM begint daarom niet bij software, maar bij visie op de gewenste situatie, ambitie en doelstellingen. En bij jullie klanten. Want als het over CRM gaat wil je meestal dat klanten iets anders doen dan ze nu doen. Wat organisaties meestal willen is dat klanten hen beter kunnen vinden, of dat ze meer producten en diensten afnemen, of dat ze langer klant blijven, of dat ze zo enthousiast zijn dat ze dat aan anderen doorvertellen. Of ze willen dat er minder kosten nodig zijn om de voorgaande dingen te realiseren. Hoe concreter de doelstellingen zijn, hoe makkelijker het is om daar naartoe te werken.

Sommige organisaties beginnen direct met het in kaart brengen van hun CRM eisen en wensen, ook al hebben ze nog geen heldere visie, ambitie of doelstellingen geformuleerd. Dat is een gemiste kans en zelfs een risico. Want de requirements zijn dan gebaseerd op het oplossen van de knelpunten van vandaag in plaats van op het realiseren van een gestroomlijnd marketing- en verkoopproces in een snel veranderende wereld. De kans is groot dat zo’n aanpak halverwege strandt of alweer achterhaald is tegen de tijd dat de software is geïmplementeerd.

Hebben jullie al een gedeelde visie en ambitie? En heldere doelstellingen? Is duidelijk wat er binnen de scope van dit project valt en wat niet? Staan alle neuzen dezelfde kant op?

 

2. Breng je huidige situatie in kaart

Als je je doelstellingen helder hebt is het belangrijk om te identificeren wat ervoor nodig is om die doelstellingen te realiseren. Bij het inventariseren van de huidige situatie kijken we naar de klantinteractieprocessen en de commerciële processen. Wat werkt er goed? Wat minder? Welke knelpunten worden ervaren? Wat staat er in de weg? Wat kan er beter? Wat kan er slimmer gedaan worden? En ook: wat moet daarvoor veranderen? Wie moet er in beweging komen en wat is daarvoor nodig?

Hebben jullie al een inventarisatie van de huidige processen en werkwijze? En is duidelijk wat de knelpunten in de huidige situatie zijn? Welke belangen er spelen en wie er betrokken moeten worden in het veranderingsproces?

 

3. Schets de toekomstige werkwijze

Nu wordt het tijd om een beeld te schetsen van de toekomstige manier van werken en de rollen die een CRM-applicatie daarbij gaat spelen. Wat is er nodig om de gewenste klantervaring of commerciële resultaten te realiseren. Hoe moeten de processen er in de toekomstige situatie uitzien? Waar en door wie vinden welke taken plaats en wat is daarvoor nodig? Welke activiteiten moeten geautomatiseerd worden? Wie heeft welke informatie nodig en wanneer en in welke vorm? Wat

Hiermee heb je de benodigde basis voor de eisen en de wensen die je aan de CRM-software gaat stellen. In de selectiefase gebruiken we die om de best passende CRM-oplossing te kiezen. Met deze aanpak waarborg je dat de requirements die je inventariseert ook daadwerkelijk nodig zijn. Want als je requirements inventariseert geven medewerkers ‘voor de zekerheid’ vaak allerlei functionaliteiten op die helemaal niet gebruikt gaan worden. Ook voorkom je hiermee ‘blinde vlekken’: functionaliteiten die in de huidige situatie niet nodig zijn maar die wel voorwaardelijk zijn om je visie en doelstellingen te realiseren.

Heb je al een helder beeld van de toekomstige manier van werken? Hoe processen slimmer ingericht gaan worden om de doelstellingen te realiseren? Wat dat voor de medewerkers betekent? En welke eisen dat stelt aan je beoogde CRM-systeem? Dan kun je door naar de volgende fase

Stapsgewijs je CRM-plan definiëren

Een CRM-plan is belangrijk om grip op je traject te krijgen en te houden. Je springt tenslotte ook niet over een sloot zonder aanloopje. Zie je CRM-plan maar als de aanloop voordat je de sprong waagt.

Hier nog even de stappen op een rijtje:

  • Inventariseer je huidige situatie
  • Bepaal de (business) doelstellingen
  • Bepaal hoe je in de toekomst gaat werken om die doelen te realiseren
  • Stel je plan van aanpak (CRM-roadmap) op.

Je wilt een CRM-strategie opstellen en kunt daarbij wat structuur en begeleiding gebruiken? Wil je je strategie eens laten toetsen door een externe deskundige? Wij ondersteunen je graag. Vraag ons naar de mogelijkheden.

Meer informatie of een vraag?

Neem contact met ons op, we helpen graag!

Veelgestelde vragen

Wellicht vind je het antwoord op je vraag hier