Cloud CRM of CRM on-premise?
Kies je voor CRM in de cloud of CRM on-premise? Anders gezegd, kies je voor CRM-software die door de leverancier wordt gehost en dat je via een webbrowser gebruikt of kies je voor CRM-software die draait op de computers van je eigen organisatie? Het antwoord lijkt voor de hand liggend gezien de vele voordelen van CRM in de cloud, maar zo simpel is het niet. Behalve de vele voordelen van cloud CRM spelen er andere factoren om rekening mee te houden, zoals veiligheidseisen. We zetten de verschillen tussen cloud CRM en on-premise CRM op een rij net als de voor-en nadelen.
Cloud CRM versus CRM on-premise
| Cloud CRM | On-premise CRM | |
| Hosting | Externe hostingpartij | Hosting op eigen computers en servers |
| Toegang | Via een webbrowser | Via de desktop op kantoor |
| Veiligheid | Afhankelijk van leverancier | Zelf controle op databeveiliging |
| Kosten | Maandelijkse fee | Eenmalige license fee (meestal) |
Voor-en nadelen cloud CRM
Bepaal de total cost of ownership
Bij het kiezen van het juiste CRM-systeem spelen veel factoren een rol, waarvan de kosten van CRM-software vaak zwaar wegen in de beslissing. Om de werkelijke kosten van CRM-software te bepalen, is het belangrijk om te kijken naar de totale kosten over de levensduur van het systeem. Dit noemen we de total cost of ownership.
Tip: Wij raden aan om de total cost of ownership (TCO) te bepalen voor een periode van 3 jaar. Veel verder vooruit kijken heeft voor de meeste organisaties niet veel nut. Bepaal de initiële kosten (inclusief die voor inrichten van het systeem, maatwerkaanpassingen en implementatiekosten) van de CRM-oplossing en de jaarlijks te verwachten kosten voor de eerste 3 jaar. Gebruik deze om de alternatieven te vergelijken en je keuze op te baseren. Vergeet echter niet dat een CRM-systeem dat niet gebruikt wordt de grootste kostenpost vormt. Zorg dus al vanaf het begin dat de toekomstige gebruikers er graag mee willen werken.
Voor-en nadelen CRM on-premise
Wet-en regelgeving persoonsgegevens
Een aantal branches zoals financiële dienstverlening en zorg hebben te maken met strenge wet-en regelgeving op het gebied van persoonsgegevens. Een oplossing in de cloud is dan soms niet mogelijk, omdat de wet het niet toestaat. Daarnaast is het ook van belang waar de data precies wordt opgeslagen. Wetgeving met betrekking tot persoonsgegevens is in Nederland of Europa weer anders dan in de Verenigde Staten. In de Verenigde Staten heb je te maken met de Patriot Act. Op grond van de Patriot Act kan de Amerikaanse overheid de gegevens en databases van klanten opvragen. Met een standaard cloud CRM oplossing moet je dus wel weten waar de data wordt opgeslagen.
Voorbeelden van Cloud CRM software zijn:
- Salesforce
- Zoho CRM
- Asaf
Voorbeelden van on-premise CRM tools zijn:
- Aurea
- Salesmanager
Bovenstaande on-premise oplossingen zijn ook in private cloud beschikbaar. Sommige oplossingen zijn zowel in de cloud als on-premise beschikbaar. Voorbeelden hiervan zijn Microsoft Dynamics CRM, Maximizer CRM, Infor CRM (voorheen Saleslogix), Sage CRM, SAP CRM en BPM’Online.
Checkvragen om de juiste keuze te maken:
- Wat is de total cost of ownership?
- Wat is de wet-en regelgeving op het gebied van persoonsgegevens in mijn branche?
- Hoe wil ik mijn databeveiliging regelen?
- Welke toegang wil ik mijn medewerkers verschaffen tot het CRM-systeem?
