030-2209790
6 stappen om de beste CRM-software te selecteren

6 stappen om de beste CRM-software te selecteren

6 stappen om de beste CRM-software te selecteren Het selecteren van de beste CRM-software Er zijn heel veel CRM-pakketten op de markt. Met zo’n groot aanbod is het lastig om de juiste keuze te maken. Het ene pakket kan meer dan het andere, terwijl het niet altijd duidelijk is waarin het verschil zit. Omdat het aanschaffen van een CRM-systeem meestal een behoorlijke investering vraagt, is het belang van een geslaagd selectietraject groot. Hoe kies je uit al die CRM-pakketten de beste oplossing? In onze ervaring begint dat niet bij de software, maar bij de organisatie. Nog concreter: het begint bij hoe je je marketing-, verkoop- en serviceprocessen optimaal inricht. Daar zoeken we vervolgens het beste softwarepakket bij. Aan de hand van een gestructureerde aanpak doorloop je een strak en objectief selectieproces om bij de beste oplossing uit te komen. Dit zijn de stappen die wij volgen: 1: Eisen en wensen vaststellen 2: CRM-softwareleveranciers selecteren 3: Request for Proposal opstellen 4: Geselecteerde CRM-softwareleveranciers vergelijken 5: Keuze maken 6: Contract afsluiten Stap 1. Eisen en wensen vaststellen Je maakt de juiste keuze door eerst je eisen en wensen vast te stellen: de CRM-requirements. Dat doen we aan de hand van een blauwdruk van de toekomstige situatie. Ontwerp een blauwdruk Aan de hand van jouw CRM-visie, ambitie, doelstellingen en toekomstige processen bepaal je waar het CRM-systeem aan moet voldoen. Dat heldere beeld van de toekomstige situatie is jouw blauwdruk. De blauwdruk van de toekomstige situatie geeft een duidelijk beeld van wat je gaat dóen om je doelen te realiseren. Meer weten over de blauwdruk? Lees het blog op crmsoftwareadvies.nl >> De CRM-requirements die voortkomen uit de blauwdruk zijn...
CRM-pakket: standaard of maatwerk?

CRM-pakket: standaard of maatwerk?

CRM-pakket: standaard of maatwerk? Soorten CRM-pakket: standaard, maatwerk, hybride of software stack? Bij CRM-software kun je kiezen uit een standaard CRM-pakket, maatwerk, een hybride oplossing of een software stack. Standaard CRM-pakket Kies je voor een standaard CRM-pakket, dan kies je voor de functionaliteiten die dat specifieke systeem je te bieden heeft. Sommige functionaliteiten gebruik je elke dag, anderen misschien wel nooit. Je kiest in ieder geval voor één CRM-pakket waarin alles geregeld is. Maatwerk CRM Vroeger was het maken van maatwerksoftware een kostbare aangelegenheid. Tegenwoordig bestaan er diverse oplossingen waarmee CRM-functionaliteiten snel op maat gemaakt kunnen worden tegen overzichtelijke kosten. Dit kan een interessante oplossing zijn als je specifieke wensen hebt die niet gangbaar zijn in de reguliere CRM-pakketten. Hybride CRM-systeem Bij de hybride oplossing bouw je met behulp van een platform zelf je eigen CRM-systeem. Voorbeelden van hybride oplossingen zijn Force.com en Betty Blocks. Zowel Force.com als Betty Blocks zijn online Platform as a Service (PaaS) oplossingen waarmee applicaties en websites ontwikkeld kunnen worden. Je hebt geen eigen hardware en software nodig en kunt zelf met teams van over de hele wereld bouwen aan je CRM-systeem. CRM software stack Bij een software stack kies je er bewust voor om verschillende applicaties aan elkaar te koppelen. Bijvoorbeeld een sales automation applicatie van Insightly gekoppeld aan een marketing automation oplossing van Sharpspring, een service automation oplossing van Zendesk en een project management tool als Asana. Vroeger was dat heel ingewikkeld, maar tegenwoordig is het koppelen van softwareoplossingen vaak goed te doen. Leveranciers bieden soms kant-en-klare interfaces en er zijn ook tools beschikbaar om softwareoplossingen aan elkaar te knopen. Een van de populairste...
5 voorwaarden voor Request for Proposal

5 voorwaarden voor Request for Proposal

5 voorwaarden voor Request for Proposal Een heldere Request for Proposal (RFP) met de juiste vragen is van groot belang in een CRM-selectietraject. In het RFP staan eisen en wensen, maar ook een omschrijving van de gewenste werkwijze en processen binnen de organisatie. Dit zijn 5 voorwaarden voor een heldere Request for Proposal: #1. Kies voor onderscheidende CRM-requirements Neem die CRM-requirements of functionaliteiten mee in je offerteaanvraag waarvan je verwacht verschillen te zien tussen de CRM-softwareleveranciers. Een klantprofiel is iets dat alle CRM-oplossingen hebben, dus dat is niet onderscheidend. Maar dat het systeem Nederlandstalig moet zijn, kan wel een onderscheidende CRM-requirement van het CRM-pakket zijn. Of dat het de mogelijkheid biedt om het CRM-systeem te koppelen aan het ERP-systeem dat binnen jouw organisatie wordt gebruikt.   #2: Formuleer de vragen duidelijk Het is belangrijk om de vragen in het Request for Proposal goed te structureren, zodat de antwoorden ook eenvoudig te vergelijken zijn tussen de verschillende CRM-softwareleveranciers. Maar nog belangrijker is het om de vragen duidelijk te formuleren. Leveranciers zijn in dit stadium vaak geneigd om aan te geven dat ze alles kunnen. Ze zijn bang om buiten de boot te vallen door ‘nee’ te antwoorden en vullen daarom liefst bij alle vragen een positief antwoord in. Als ze dat redelijkerwijs niet kunnen, volgt er vaak een uitgebreid verhaal waaruit de lezer dan zelf maar zijn conclusies dient te trekken. Aangezien dat geen goede basis is om tot verdere selectie te komen, is een heldere formulering van de vraag belangrijk, liefst ook met een eenduidige antwoordcategorie (‘ja, dit is standaard’ of ‘nee, dit vergt een aanpassing aan de software’)....
5 tips voor een goede CRM-software demonstratie

5 tips voor een goede CRM-software demonstratie

5 tips voor een goede CRM-software demonstratie Tip #1: Vraag om een CRM-software demonstratie op maat Softwareleveranciers zijn vaak geneigd om aan te geven dat alles kan. In de praktijk blijken sommige dingen toch niet helemaal te werken. Zien is geloven. De leveranciers moeten bewijzen dat ze aan jouw eisen en wensen kunnen voldoen. Daarom vraag je de leveranciers niet om een CRM-software demonstratie, maar om een demonstratie op maat, customized demo of tailored presentation.   Tip #2: Filter knelpunten vanuit het Request for Proposal In een standaard demonstratie zien we wat de CRM-software kan. Dat is natuurlijk interessant, maar we willen ook weten wat de CRM-software niet kan. Op basis van het Request for Proposal filter je mogelijke knelpunten van de CRM-software voor jouw specifieke situatie. Hoe ondersteunt de CRM-software deze mogelijke knelpunten en welke oplossingen zijn er mogelijk?   Tip #3: Stel een bedrijfscase op Om een goede demonstratie van de CRM-pakketten voor te bereiden en de herkenbaarheid voor de organisatie zo groot mogelijk te maken is het verstandig een bedrijfscase op te stellen. Dit levert een beschrijving op van de belangrijkste processen op basis van concrete voorbeelden. Wij noemen de demonstraties dan ook ‘scripted’ presentaties; demonstraties waarbij we de leverancier een helder script meegeven van wat we precies willen zien en horen. Overigens: hoe compacter de bedrijfscase, hoe beter. De bedrijfscase wordt naar de geselecteerde leveranciers gestuurd, die op basis hiervan een demonstratie van de bedrijfscase in de CRM-software voorbereiden. Reken erop dat zij voor een goede voorbereiding een aantal weken doorlooptijd nodig hebben.   Tip #4: Geef zoveel mogelijk informatie Geef de CRM-softwareleverancier zo veel...
Ontwerp je blauwdruk van de toekomstige situatie

Ontwerp je blauwdruk van de toekomstige situatie

Ontwerp je blauwdruk van de toekomstige situatie Aan de hand van je CRM-visie, ambitie en doelstellingen en de uitgewerkte toekomstige processen, heb je bepaald waar je CRM-systeem aan moet voldoen. Dat heldere beeld van de toekomstige situatie is jouw blauwdruk. De onderdelen van de blauwdruk   Procesmodel op hoofdlijnen   Wat zijn de hoofdlijnen van de toekomstige situatie? Je benoemt hier de kernprocessen in hoofdlijnen. Denk aan salesprocessen, financiële processen en managementrapportages. Organisatorische consequenties   Hier beschrijf je de gevolgen van het veranderproces voor de organisatie en mensen. Ontstaan er nieuwe rollen? Blijven de huidige communicatielijnen bestaan? Krijgen medewerkers nieuwe verantwoordelijkheden? Aan de hand van de uitgewerkte processen kun je de organisatorische consequenties eenvoudig op een rij zetten.   Technologische consequenties Wanneer je de processen in kaart hebt gebracht en weet wat er nodig is om de toekomstige situatie te bereiken, kun je ook een overzicht maken van de ICT consequenties. Eerst maak je een inventarisatie van de huidige data en systemen, vervolgens een lijst met wijzigingen om de toekomstige doelstellingen te realiseren, zoals: systeem consequenties & nieuwe ICT-architectuur data consequenties & nieuwe datastructuur benodigde interfaces en koppelingen tussen systemen benodigde systeemfunctionaliteiten quick wins   Beschrijving kernfunctionaliteiten systemen Waaraan moet het toekomstige CRM-systeem voldoen? Beschrijf de kernfunctionaliteiten van het CRM-systeem en andere systemen. Denk aan de soorten CRM-software: Customer Data Management, Customer Analytics, Marketing Automation, Sales Automation en Customer Service Automation.   Schets toekomstig applicatielandschap Het koppelen van CRM aan de bedrijfsstrategie en in de ICT-architectuur zijn voorwaarden voor succes. Goede integratie tussen CRM en andere systemen is complex. Het vereist goed voorwerk en de betrokkenheid van de juiste...
CRM-softwareleveranciers vergelijken

CRM-softwareleveranciers vergelijken

CRM-softwareleveranciers vergelijken Wanneer je van plan bent te gaan starten met een CRM-traject en CRM-softwareleveranciers wilt vergelijken (ook wel vendors genoemd), lees dan eerst welke stappen je doorloopt in een selectietraject. Hierin staat ook beschreven hoe je het vergelijken van CRM-softwareleveranciers het beste kunt aanpakken. Heb je de oriënterende fase afgesloten en sta je op het punt om de CRM-softwareleveranciers die op jouw shortlist staan te vergelijken, dan is het belangrijk om een goede Request for Proposal te hebben. Op basis van de antwoorden van de leveranciers op het Request for Proposal vindt een evaluatie plaats van de verschillende CRM-pakketten. Bij voorkeur vindt de vergelijking van leveranciers objectief plaats op basis van criteria die vooraf zijn vastgesteld. Voor een objectieve vergelijking heb je heldere beoordelingscriteria nodig.   Voorbeelden van beoordelingscriteria: Is de ervaring van de leverancier in jouw branche belangrijk? Moet de leverancier een trackrecord hebben of mag het ook een dynamische startup zijn? Hoe zwaar telt de gebruiksvriendelijkheid mee? Hoe belangrijk is het dat de leverancier ervaring heeft in jouw branche? Op basis van de antwoorden van de leveranciers in het Request for Proposal en de vastgestelde beoordelingscriteria vindt een evaluatie plaats van de verschillende CRM-pakketten. De leveranciers die overblijven, meestal drie leveranciers, nodig je uit voor een demonstratie. Algemene zaken om op te letten in de evaluatiefase: Onvolledige antwoorden in Request for Proposal Het behalen van deadlines en nakomen van afspraken Jouw relatie met de salespersoon, want hij is jouw aanspreekpunt gedurende het onderhandelingsproces en ook na de handtekening Demonstratie op maat Leveranciers zijn vaak geneigd om aan te geven dat alles kan. In de praktijk blijken sommige dingen toch niet helemaal...