030-2209790

5 voorwaarden voor Request for Proposal

Een heldere Request for Proposal (RFP) met de juiste vragen is van groot belang in een CRM-selectietraject. In het RFP staan eisen en wensen, maar ook een omschrijving van de gewenste werkwijze en processen binnen de organisatie. Dit zijn 5 voorwaarden voor een heldere Request for Proposal:

#1. Kies voor onderscheidende CRM-requirements

Neem die CRM-requirements of functionaliteiten mee in je offerteaanvraag waarvan je verwacht verschillen te zien tussen de CRM-softwareleveranciers. Een klantprofiel is iets dat alle CRM-oplossingen hebben, dus dat is niet onderscheidend. Maar dat het systeem Nederlandstalig moet zijn, kan wel een onderscheidende CRM-requirement van het CRM-pakket zijn. Of dat het de mogelijkheid biedt om het CRM-systeem te koppelen aan het ERP-systeem dat binnen jouw organisatie wordt gebruikt.

 

#2: Formuleer de vragen duidelijk

Het is belangrijk om de vragen in het Request for Proposal goed te structureren, zodat de antwoorden ook eenvoudig te vergelijken zijn tussen de verschillende CRM-softwareleveranciers. Maar nog belangrijker is het om de vragen duidelijk te formuleren. Leveranciers zijn in dit stadium vaak geneigd om aan te geven dat ze alles kunnen. Ze zijn bang om buiten de boot te vallen door ‘nee’ te antwoorden en vullen daarom liefst bij alle vragen een positief antwoord in. Als ze dat redelijkerwijs niet kunnen, volgt er vaak een uitgebreid verhaal waaruit de lezer dan zelf maar zijn conclusies dient te trekken. Aangezien dat geen goede basis is om tot verdere selectie te komen, is een heldere formulering van de vraag belangrijk, liefst ook met een eenduidige antwoordcategorie (‘ja, dit is standaard’ of ‘nee, dit vergt een aanpassing aan de software’).

 

#3: Leg de beoordelingscriteria vooraf vast

Stel vooraf vast hoe de beoordeling van het CRM-pakket gaat plaatsvinden. Zijn er vragen die zwaarder wegen? Zijn er knock-out criteria waarbij een CRM-softwareleverancier direct afvalt? Mag een leverancier duurder zijn als hij meer van de gewenste functionaliteiten biedt? Door hier vooraf al over na te denken, voorkom je dat de keuze op subjectieve gronden (‘dit vind ik er gewoon mooier uitzien’ of ‘deze kan veel mooiere grafieken maken’) plaatsvindt.

 

#4: Maak duidelijke afspraken met CRM-softwareleveranciers

Na het opstellen van het Request for Proposal wordt deze verzonden aan de geselecteerde leveranciers op de shortlist. Deze CRM-softwareleveranciers hebben vaak minimaal een week nodig voor de beantwoording. Bij grotere vragenlijsten kan de doorlooptijd ook oplopen tot meerdere weken. Maak duidelijke afspraken over wanneer de antwoorden retour moeten zijn. Dit helpt om het project te structureren en geeft alle leveranciers een gelijkwaardige uitgangssituatie. Het is daarom verstandig om contact op te nemen met de leveranciers, zodat het helder is of ze het Request for Proposal gaan beantwoorden. Het lijkt soms vanzelfsprekend dat een leverancier mee wil doen aan een CRM-selectietraject, maar dat is het lang niet in alle gevallen. Sommige leveranciers hanteren hun eigen criteria voor het al dan niet meedoen. Dat kan zijn omdat de klant te klein is of juist te groot, omdat hij in een bedrijfssector zit waarop ze zich niet richten, of omdat ze de kans op succes te klein achten ten opzichte van de hoeveelheid werk.

 

#5: Leg de antwoorden vast voor contractonderhandeling

Het Request for Proposal wordt vaak als basisdocument gebruikt bij het opstellen van het contract met de geselecteerde CRM-softwareleverancier. Belangrijk is dat alle reacties en antwoorden zwart-op-wit staan. Dit levert enerzijds commitment op van de leverancier, anderzijds is dit de eerste stap in de richting van een goed voorbereide contractonderhandeling. Juist in dit stadium zijn CRM-pakket aanbieders immers geneigd om commercieel meer te beloven dan ze later waar kunnen maken.

Voorbeeld Request for Proposal

Wil je zelf aan de slag met een voorbeeldtemplate van Request for Proposal? Neem dan contact met ons op.